3 nguyên nhân lỗi không có chữ ký điện tử là lỗi xuất hiện sau khi người dùng ký tệp tờ khai thành công. Sự xuất hiện của nó làm chậm trễ thời gian giao dịch, gây cản trở công việc. Có 3 nguyên nhân gây ra lỗi trên mà bạn cần biết để có cách khắc phục nó. Bài viết sẽ chỉ ra các nguyên nhân cùng cách khắc phục, đồng thời đưa ra lưu ý để hạn chế lỗi khi sử dụng chữ ký điện tử.
1. Lỗi không có chữ ký điện tử là tình trạng gì?
Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử là lỗi xuất hiện sau khi người dùng ký tệp tờ khai thành công. Nó xuất hiện dưới dạng dòng chữ nổi bật màu đỏ “Chữ ký điện tử không hợp lệ: Hồ sơ không có chữ ký điện tử”.
- Chữ ký điện tử được dùng để thực hiện những giao dịch điện tử như kê khai thuế điện tử, ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn điện tử. Bạn có thể tưởng tượng được hậu quả của việc trì hoãn một hợp đồng quan trọng, đánh mất một cơ hội đáng giá, trễ hạn đóng thuế, hay trì hoãn các công việc khác,… đó là những tác hại nghiêm trọng mà lỗi “hồ sơ không có chữ ký điện tử” mang lại.
- Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử xuất hiện vào thời điểm người dùng tưởng chừng mình đã hoàn thành giao dịch. Mức độ nghiêm trọng của lỗi này phụ thuộc vào giá trị giao dịch, hay cơ hội mà giao dịch đó mang lại, gây tốn thời gian của người sử dụng chữ ký điện tử.
Vậy, làm sao để khắc phục lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử? Phần tiếp theo sẽ nêu cụ thể các nguyên nhân và cách xử lý chi tiết.
2. Nguyên nhân và cách xử lý lỗi không có chữ ký điện tử
Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử xuất hiện do 4 nguyên nhân sau và cách xử lý cụ thể cho từng nguyên nhân dưới đây:
2.1 Lỗi không có chữ ký điện tử do lưu file không đúng định dạng
Mô tả: Người dùng tiến hành lưu file nhưng không đúng định dạng, nghĩa là file Word nhưng không dùng đuôi .doc khi lưu hoặc lưu file Excel nhưng không dùng đuôi .xls.
Cách xử lý: Lưu lại file với định dạng đúng của nó.
- Đối với Word bạn nên lưu dưới định dạng Word 97-2003 Document
Vì định dạng này sẽ cho phép file mở được ở nhiều chương trình khác nhau, tức là file của bạn được chỉnh sửa bằng Word 2010 (định dạng đuôi là .docx) thì file đó cx có thể mở ở Word 2003 (định dạng đuôi là .doc) khi bạn lưu nó dưới định dạng Word 97-2003 Document.
Tương tự như vậy, file Excel bạn nên lưu dưới định dạng Excel 97-2003 Workbook.
2.2 Sử dụng ký số tệp định dạng Microsoft Word phiên bản 2007 trở lên
Mô tả vấn đề: Khi sử dụng phần mềm Microsoft Word phiên bản 2007 trở lên, một số tính năng của file có thể bị thay đổi vĩnh viễn khi chuyển file từ định dạng này sang định dạng khác, ký tự bị mã hóa sai. Từ đó khiến trang web không thể thực hiện ký số trên tệp tờ khai và thông báo lỗi: “Chữ ký điện tử không hợp lệ: Hồ sơ không có chữ ký điện tử”.Tuy nhiên định dạng .doc (sử dụng Microsoft Word phiên bản thấp hơn 2007) tương thích với mọi phiên bản. Cách xử lý:
- Bước 1: Tạo một tệp tin mới, hoặc lưu tập tin cũ dưới định dạng Microsoft Word phiên bản thấp hơn (từ 2003-2007).
- Bước 2: Tiến hành ký số lại và nộp tờ khai.
2.3 Máy tính chưa cài Java hoặc sử dụng phiên bản Java cũ
Mô tả vấn đề: Máy tính của bạn đã tải Java và sẵn sàng mọi thứ để thực hiện các giao dịch bằng chữ ký điện tử. Tuy nhiên khi ký tệp tờ khai, trang web lại thông báo lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử. Cách xử lý:
- Bước 1: Tiến hành kiểm tra lại phiên bản Java trong máy.
- Bước 2: Xóa phiên bản hiện có trong máy của bạn, tải lại phiên bản khác tại Download Java for Windows, trong trường hợp phiên bản 64-bit không phù hợp, bạn hãy tải bản 32-bit.
3. Lưu ý sử dụng chữ ký điện tử
Để không lặp lại tình trạng lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử, người dùng cần để ý từ các nguyên nhân.
Kiểm tra máy tính:
- Cắm USB Token vào cổng USB còn sử dụng được: người dùng nên thường xuyên kiểm tra tình trạng cổng USB và khắc phục các cổng kết nối lỗi, để công việc không bị ngắt quãng, hạn chế xảy ra những trường hợp đáng tiếc.
- Kiểm tra phiên bản Java có tương thích: máy tính thường xuyên cập nhật sẽ có một số thay đổi ảnh hưởng đến những ứng dụng khác, vì vậy người dùng nên kiểm tra phiên bản Java sao cho tương thích với máy tính.
Cài đặt trình duyệt Chrome: ngoài Chrome còn có rất nhiều trình duyệt khác với những tính năng tiện lợi và tốc độ nhanh hơn. Tuy nhiên cài đặt trình duyệt Chrome là một trong những yêu cầu để sử dụng chữ ký điện tử
Trên đây Cloud CA đã hướng dẫn xong cho các bạn xử lý lỗi không có chữ ký điện tử trên Thuedientu, chúc các bạn thành công!
Thông tin liên hệ:
- Website: cloudca.vn
- Youtube: youtube.com/cloudCA
- Tiktok: tiktok.com/@cloudCA
- SĐT: 02466667989
