Viết sai hóa đơn điện tử là nguyên nhân dẫn đến rủi ro và tranh chấp giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước hoặc khách hàng. Bạn có thể xử lý hóa đơn điện tử viết sai VNPT nhanh chóng nếu thực hiện đúng theo các hướng dẫn dưới đây.
1. 4 lỗi viết sai hóa đơn điện tử VNPT thường gặp
Có 4 loại lỗi sai khi viết hoá đơn điện tử VNPT và tương ứng với mỗi loại lỗi sẽ có những cách giải quyết khác nhau. Bảng mô tả dưới đây sẽ giúp bạn nhận biết lỗi sai có thể mắc phải khi viết hoá đơn điện tử VNPT
| Tên lỗi | Mô tả lỗi |
| Viết sai thông tin của công ty (tên, địa chỉ,…) | Người nhập nhập sai thông tin trên hóa đơn (thường nhập thông tin lần đầu cho khách hàng mới) |
| Viết sai thông tin mã số thuế trong hóa đơn | Do nhập sai hoặc sót chữ số trong mã số thuế doanh nghiệp |
| Viết sai thông tin số lượng, khối lượng, đơn giá và thành tiền trong hóa đơn | Có thể do người nhập nhẫm lần về việc chiết khấu, giảm giá bởi thông thường phần thành tiền sẽ do hệ thống tự tính toán và hiển thị kết quả |
| Viết sai thông tin thuế suất trong hóa đơn | Có nhiều mức thuế suất khác nhau tương ứng với từng loại hàng hóa và ngành hàng và mức thuế thường được điều chỉnh liên tục. Do đó, người nhập nếu không nắm vững khung biểu giá thuế suất có thể chọn sai mức thuế khiến tổng tiền xuất hóa đơn bị sai |
Tùy thuộc vào lỗi sai và tính chất sai, doanh nghiệp có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử VNPT gồm:
- Thông báo về lỗi sai trên hoá đơn điện tử cho người mua (không cần sửa thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT và xuất lại/xuất mới hoá đơn)
- Điều chỉnh thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT
- Huỷ hoá đơn ghi sai trên nền tảng VNPT và xuất mới hoá đơn khác trên nền tảng VNPT
- Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn cụ thể về 3 cách giải quyết trên.
2. Hướng xử lý 1: Doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua
Đây là cách giải quyết khá đơn giản, không tốn thời gian và công sức của hai bên. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng với những lỗi sai đơn giản như sau:
2.1. Trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua
Theo điểm A khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua về hoá đơn điện tử đã gửi đi và chỉ sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua. Cách này không được áp dụng nếu hoá đơn ghi sai mã số thuế hoặc những sai sót khác.
2.2. Hướng dẫn thông báo về sai sót của hóa đơn điện tử VNPT cho người mua
Doanh nghiệp cần tuân thủ hướng dẫn thông báo về sai sót trong hoá đơn điện tử VNPT sau:
Bước 1: Nếu hóa đơn có mã cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ gửi thông báo cho cơ quan thuế (Mẫu thông báo là Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Nếu hóa đơn không có mã cơ quan thuế thì không cần.
Bước 2: Doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản cho bên mua về sai sót trong Hóa đơn. Phương thức gửi do hai bên thoả thuận (thường qua thư điện tử hoặc thông báo giấy qua đường chuyển phát nhanh).
3. Hướng xử lý 2: Doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai
Cách này yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo cho người mua và tiến hành điều chỉnh nội dung trên hóa đơn điện tử cũ (không cần hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới hoàn toàn).
3.1. Những trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai
Căn cứ vào điểm B khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn điện tử đã lập có sai sót về:
- Mã số thuế
- Số tiền ghi trên hoá đơn
- Thuế suất, tổng tiền thuế
- Quy cách, chất lượng của hàng hoá ghi trên hoá đơn
Lưu ý:
- Hai bên có thể thỏa thuận lập văn bản thống nhất việc điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh
- Hóa đơn sau khi đã điều chỉnh luôn có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
3.2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai
Để điều chỉnh hoá đơn điện tử lập trên nền tảng VNPT bị ghi sai, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
Bước 1: Vào VNPT Invoice và đăng nhập
Bước 2: Truy cập thanh Menu, chọn xử lý hóa đơn. Sau đó chọn Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 3: Tìm hóa đơn điện tử bị sai sót trong mục “Tìm kiếm hoá đơn thay thế”
Bước 4: Nhập dữ liệu hóa đơn điện tử điều chỉnh. Sau đó nhấn “Chỉnh sửa” để cập nhật hoá đơn sau khi đã điều chỉnh
Bước 5: Sau khi đã lưu lại Hoá đơn điện tử điều chỉnh, hệ thống sẽ điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử ban đầu. Bạn có thể nhấp vào link hoá đơn điện tử mới để kiểm tra lại thông tin
4. Hướng xử lý 3: Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai và lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế
Cách xử lý này khá tốn thời gian và công sức vì phải đồng thời thực hiện hai bước là huỷ hoá đơn điện tử cũ và lập mới hoá đơn điện tử thay thế. Chỉ trong trường hợp được pháp luật quy định thì doanh nghiệp mới được huỷ và cần có sự thống nhất về ý chí với bên mua. Cùng tìm hiểu cách xóa hóa đơn điện tử VNPT dưới đây nhé:
4.1. Những trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử VNPT và lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế
Căn cứ vào các điều khoản tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp được hủy hóa đơn điện tử VNPT trong hai trường hợp sau:
Trường hợp 1: Hàng hóa chưa được giao nhưng bên bán đã lập và gửi hóa đơn điện tử cho bên mua. Sau đó, bên bán phát hiện có sai sót về thông tin trên hóa đơn.
Trường hợp 2: Bên bán đã hoàn tất quá trình lập và gửi hóa đơn nhưng hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp không được đơn phương hủy hóa đơn điện tử VNPT, hóa đơn điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán;
- Chỉ huỷ được hoá đơn điện tử nếu chưa thanh toán hoá đơn đó. Trong trường hợp hoá đơn đã thanh toán thì bạn cần huỷ thanh toán rồi mới huỷ hoá đơn.
- Hóa đơn điện tử sau khi hủy rồi vẫn phải được lưu trữ theo quy định pháp luật
- Sau khi hủy, doanh nghiệp cần lập 1 hóa đơn mới và ghi rõ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
4.2. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT và lập hóa đơn thay thế
Doanh nghiệp cần thực hiện theo thứ tự sau:
Hủy hóa đơn điện tử VNPT:
Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn giữa doanh nghiệp và người mua
Bước 2: Truy cập VNPT Invoice, đăng nhập rồi chọn mục “Xử lý hoá đơn” sau đó nhấn vào mục “Huỷ hoá đơn (không thay thế, sửa đổi)”
Bước 3: Danh mục hoá đơn điện tử đã lập hiện lên, trong hàng “Chọn Hoá đơn” click vào hoá đơn điện tử bạn muốn huỷ. Sau đó kéo xuống cuối trang chọn ô “Huỷ hoá đơn đã chọn” màu xanh
Bước 4: Vào mục “Thanh toán”, chọn ‘Huỷ thanh toán”.
- Màn hình hiện lên danh sách hoá đơn điện tử đã xuất, bạn chọn hoá đơn bạn vừa huỷ, ấn vào “Huỷ thanh toán hoá đơn” ở cuối trang và chọn OK.
Bước 5: Lặp lại thao tác ở Bước 3 lần nữa. Hoá đơn huỷ sẽ có dấu gạch chéo
- Ấn lưu “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” sau đó xuất file này ở định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế.
Thiết lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế:
Bước 1: Vào Menu, chọn xử lý hóa đơn và chọn Lập hóa đơn thay thế.
Bước 2: Thực hiện tìm kiếm hoá đơn cần thay thế bằng cách nhập thông tin về Mẫu số, Ký hiệu và Số hoá đơn.
Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin gốc của Hoá đơn điện tử cần thay thế. Bạn nhập thông tin thay đổi, sau đó bấm “Chỉnh sửa” để lưu nội dung mới vừa nhập.
Bước 4: Hệ thống điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử, lúc này hoá đơn điện tử thay thế đã được lập thành công.
Như vậy, tuỳ theo lỗi sai của hoá đơn điện tử mà lựa chọn 1 trong 3 cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai VNPT đã được hướng dẫn chi tiết trong bài viết.
Thông tin liên hệ:
- Website: cloudca.vn
- Youtube: youtube.com/cloudCA
- Tiktok: tiktok.com/@cloudCA
- SĐT: 02466667989
