Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký số và chữ ký điện tử có khác nhau không? Đồng thời, chữ ký điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và cá nhân? Sử dụng chữ ký điện tử trong các trường hợp nào? Trong bài viết này, Cloud CA sẽ chia sẻ tất cả những điều cần biết về chữ ký điện tử tới các Quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
| Căn cứ pháp lý | Nội dung quy định |
| Luật Giao dịch điện tử năm 2023 | Quy định việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử. |
| Nghị định 130/2018/NĐ-CP | Quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số |
| Nghị định 52/2013/NĐ-CP | Quy định về việc phát triển, ứng dụng và quản lý hoạt động thương mại điện tử. |
| Bộ luật dân sự 2015 | Quy định điều chỉnh các loại giao dịch và hợp đồng |
1. Chữ ký điện tử là gì?
1.1. Khái niệm
Định nghĩa về chữ ký điện tử (Electronic Signature) theo quy định của pháp luật:
“Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”
(Theo quy định tại khoản 11, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử năm 2023)
Chữ ký điện tử (CKĐT) được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, CKĐT cũng cần đảm bảo các chức năng như xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó (văn bản, ảnh, video,…) và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.
Các loại CKĐT được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kế đến như:
- Chữ ký số: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Hiểu về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay vậy được sử dụng để cam kết và điều đó không thể rút lại được. Tuy nhiên, chữ ký số không sẽ không phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản cam kết. Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
- Chữ ký scan: Là loại chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi thực hiện ký tay trên giấy thông qua máy quét (scan) rồi gửi qua thư điện tử.
- Chữ ký hình ảnh: Là loại chữ ký được ký bằng tay sau đó chuyển thành dạng ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử tại đây
1.2. Giải thích một số thuật ngữ về chữ ký điện tử
Một số thuật ngữ liên quan về chữ ký điện tử được quy định cụ thể tại Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 bạn cần nắm rõ:
1. Chứng thư điện tử là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành dưới dạng dữ liệu điện tử.
2. Chứng thư chữ ký điện tử là thông điệp dữ liệu nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. Chứng thư chữ ký điện tử đối với chữ ký số được gọi là chứng thư chữ ký số.
3. Dữ liệu điện tử là dữ liệu được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử
2. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về CKĐT là gì, cũng như phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số. Bảng dưới đây sẽ phân tích rõ các chi tiết mà bạn cần biết.
| Chữ ký điện tử | Chữ ký số | ||
|
Giống nhau |
Đều được sử dụng để thay thế chữ ký tay và con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử |
||
|
Khác nhau |
Mục đích |
Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu |
Bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ |
|
Bảo mật |
Không sử dụng mã hóa |
Sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai |
|
|
Xác nhận |
Không có quá trình xác nhận. |
Cần được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số- hoặc cơ quan có thẩm quyền. |
|
|
Khả năng giả mạo chữ ký |
Dễ thực hiện |
Không thể sao chép, giả mạo |
|
| Cách tạo chữ ký | Dễ dàng tạo bằng cách scan hình ảnh, tạo trên các website trực tuyến hoặc tạo trực tiếp trên Word, Excel | Phải đăng ký sử dụng với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số | |
| Cách sử dụng chữ ký | Thực hiện chèn chữ ký vào vị trí cần ký điện tử trên văn bản, tài liệu. | Người dùng cần kết nối với chữ ký số, nhập mã PIN bảo mật và tiến hành ký vào vị trí cần ký số trên văn bản, tài liệu. | |
|
Phần mềm độc quyền |
Có thể được xác nhận bởi bất cứ ai mà không cần phần mềm xác minh độc quyền |
Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử không được ràng buộc về mặt pháp lý và sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận chữ ký điện tử. |
|
3. Quy định pháp luật về chữ ký điện tử
3.1. Về giá trị pháp lý
Có thể thấy, trên môi trường internet, bất kì dạng thông tin nào được sử dụng để nhận biết một con người đều được coi là CKĐT và chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Vậy CKĐT có giá trị pháp lý không?
Giá trị pháp lý CKĐT bao gồm chữ ký và con dấu. Tuy nhiên, ứng với mỗi vai trò sẽ có những yếu tố cần đảm bảo tiêu chuẩn.
Theo nội dung quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005, CKĐT sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký, thì CKĐT có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Phương pháp tạo CKĐT cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/hợp đồng
- Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy, phù hợp với mục đích của văn bản/hợp đồng và không vi phạm các điều cấm của pháp luật.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan/tổ chức, thì CKĐT của cơ quan/tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử (dưới đây) và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
| ✅Văn bản cần đảm bảo giá trị pháp lý | CKĐT cần đảm bảo:
|
| ✅Văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức | CKĐT cần đảm bảo:
|
Như vậy, CKĐT được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử. Điều này đã góp phần thúc đẩy các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức trong việc sử dụng chữ ký điện tử ngày một rộng rãi hơn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.
3.2. Về điều kiện đảm bảo an toàn
Theo nội dung tại “Điều 22, Luật Giao dịch điện tử năm 2005”, điều kiện đảm bảo an toàn cho CKĐT được quy định:
- Chữ ký điện tử được xem là an toàn khi được kiểm chứng bằng quy trình kiểm tra giao dịch do các bên tham gia giao dịch thỏa thuận, đồng thời phải đáp ứng được các điều kiện sau:
- Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh được sử dụng
- Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký ngay tại thời điểm ký
- Thay đổi chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
- Thay đổi nội dung thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
CKĐT được chứng thực bởi tổ chức/đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được xem là đảm bảo tất cả các điều kiện an toàn trên.
3.3. Về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử
Tại “Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005” có nêu một số nội dung về nguyên tắc sử dụng CKĐT trên các văn bản/hợp đồng điện tử như sau:
Các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký trong quá trình giao dịch
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực
- Trong trường hợp 2 bên thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực, cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử
- Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức/đơn vụ cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Như vậy theo nội dung kể trên, chúng ta có thể căn cứ để trả lời cho câu hỏi Có bắt buộc sử dụng CKĐT hay không? như sau: Các bên khi tham gia giao dịch điện tử được phép thỏa thuận về việc có sử dụng CKĐT hay không. Trong trường hợp các bên không sử dụng CKĐT vẫn có quyền thực hiện giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.
3.4. Về hình ảnh và thông tin hiện thị chữ ký
Đối với doanh nghiệp:
- Hình ảnh: Hình ảnh chữ ký điện tử của doanh nghiệp là con dấu đỏ có giá trị pháp lý nên nó cần có kích thước bằng với kích thước thật của con dấu và được lưu trữ dưới dạng đuôi .png
- Thông tin: Đảm bảo khai đầy đủ các thông tin như tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ghi cụ thể ngày/tháng/năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam).
Đối với cá nhân:
- Hình ảnh: Là hình ảnh chữ ký tay của người đại diện, bắt buộc có màu xanh và được lưu trữ hiển thị dưới dạng đuôi .png
- Thông tin: Chữ ký số cá nhân không yêu cầu hiển thị thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là được.
4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Sử dụng chữ ký điện tử giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến; mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:
| ✅Rút ngắn thời gian | ⭐Các hoạt động giao dịch, ký kết được rút ngắn thời gian và hiệu quả. |
| ✅An toàn – bảo mật danh tính cao | ⭐Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể giả mạo chữ ký điện tử. |
| ✅Đa dạng và linh hoạt cách thức | ⭐Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại di động,… bằng giải pháp ký số từ xa. |
| ✅Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ | ⭐Giúp quy trình lập – chuyển – nhận giấy tờ/ tài liệu/ hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và hiệu quả tốt nhất. |
| ✅Quy trình nộp thuế đơn giản | ⭐Các doanh nghiệp có thể kê khai, nộp thuế online dễ dàng mà không cần phải in các giấy tờ phức tạp hay cần phải đón dấu. |
Thông tin liên hệ:
- Website: cloudca.vn
- Youtube: youtube.com/cloudCA
- Tiktok: tiktok.com/@cloudCA
- SĐT: 02466667989
