Chữ ký số là gì? Khái niệm, ưu điểm, các nhà cung cấp uy tín

Nếu quý khách là Kế toán, công ty dịch vụ thì không quá xa lạ với thiết bị Token (chữ ký số) này rồi. Nhưng, với chủ các cá nhân chủ doanh nghiệp mới thành lập chưa có kế toán liệu có biết: chữ ký số là gì? chức năng ra sao? nên đăng ký dịch vụ chữ ký số ở đâu tốt nhất? giá đăng ký như thế nào?

Tính đến này con số các nhà cung cấp phần mềm chữ ký số (CKS) đã nâng lên 14 đơn vị gồm: VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA, Viettel-CA, Safe-CA, SmartSign (VinaCA), CA2 (Nacencom), Newtel-CA, EFY-CA, TrustCA, MISA-CA, CMC-CA, NC-CA và LCS-CA.

Không dừng lại ở đó hiện đang có nhiều nhà cung cấp khách đang trong quá trình hoàn thiện cơ sở hạ tầng, đầu tư hệ thống kỹ thuật và tổ chức để đưa vào vận hành trong thời gian tới. Việc có quá nhiều nhà cung cấp như vậy vô hình chung mang lại hoang mang cho quý khách hàng.

Nhằm giúp quý khách nắm được các thông tin trên cloudca.vn xin có 1 bài chia sẻ tường tận về CKS ở bên dưới. Hy vọng rằng quý khách có thể hiểu và tự triển khai sử dụng cho doanh nghiệp mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Nếu thấy bài viết hay xin note lại và chia sẻ cho mọi người cùng biết.

Khi mua chữ ký số cần quan tâm những gì?

Bảng báo giá cấp mới và gia hạn từ cloudca.vn đã bao gồm VAT và USB Token.Liên hệ trực tiếp với nhân viên tư vấn để được hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký dịch vụ CKS. Chúng tôi sẽ cho nhân viên trực tiếp xuống làm việc (áp dụng doanh nghiệp tại Hà Nội, Hồ Chí Minh) bàn giao: Token, hợp đồng, hóa đơn, giấy chứng nhận,..

Khi đăng ký tại cloudca.vn, quý khách hàng sẽ nhận được báo giá CKS chiết khấu đến 49% và được hổ trợ vĩnh viễn các dịch vụ liên quan đến CKS như: kê khai thuế, hóa đơn điện tử, hải quan, bảo hiểm xã hội,…

Hạn chế “Chữ ký tay” dẫn đến “Chữ ký số”

1. Chữ ký tay là gì?

Khái niệm chữ ký tay được hiểu hiểu là một biểu tượng “Viết Tay” nhằm chứng minh sự hiện diện, chấp thuận, đồng tình của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào đó. Loại chữ ký này có thể là một văn bản (biệt danh, ký hiệu) tượng trưng cho từng cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp,…thường thấy nhất là trên các văn bản, tài lợp, hợp đồng, đơn xin việc, giấy khám bệnh,…

2. Nhược điểm của chữ ký tay là gì?

Chữ ký thường cho thấy khá nhiều bất cập, nhất là đối với các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký thường xuyên, liên tục:
Tốn công sức: in ấn văn bản, ký tay, chuyển tiếp ký,…
Tốn thời gian: khi ký hàng loạt văn bản, hợp đồng, hóa đơn, thời gian chờ đợi chuyển tiếp
Dễ giả mạo: dễ bị bắt chước, không có tính xác thực cao
Giải pháp CKS thay chữ ký tay là gì?

Hai khái niệm CKS (Digital Signature) và chữ ký điện tử (Electronic Signature) thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử (Chữ ký điện tử bao hàm CKS)

Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì: “Chữ ký số (tên gọi khác là Token) là thiết bị được lưu trữ trên 1 chiếc USB. Thiết bị này được mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp dùng để thay thế chữ ký & con dấu trên các loại văn bản, tài liệu số trên các giao dịch điện tử thông qua internet.”

Đặc điểm nhận diện của Chữ ký điện tử và Chữ ký số

Điểm giống nhau rõ nhất vẫn là việc thay thế chữ ký tay thông dụng để ký kết cách văn bản, tài liệu trực tuyến qua internet. Vậy, chúng khác nhau ở đâu? cùng xem bảng so sánh bên dưới của cloudca.vn bên dưới.

Và mỗi loại chữ ký đều có ưu, nhược điểm nên tùy vào mục đích và tính chất hợp đồng, chúng ta sẽ chọn chữ ký phù hợp. Hy vọng với những thông tin cloudca.vn cung cấp sẽ giúp quý khách nắm được rõ khái niệm về hai loại chữ ký này để sử dụng sao cho phù hợp với điều kiện của từng cá nhân, doanh nghiệp.

Các thuật ngữ thông dụng trong chữ ký số

Khóa bí mật” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo CKS.
“Khóa công khai” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra CKS được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
“Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn CKS vào thông điệp dữ liệu.
“Người ký” là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
“Người nhận” là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra CKS trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.

Đặc điểm nhận diện của chữ ký số

Hình dạng chữ ký số: CKS có hình dạng như một chiếc USB được gọi là USB Token. USB Token là thiết bị phần cứng dùng để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng. Chữ ký số được bảo mật bằng mật khẩu được gọi là mã PIN.

Ưu điểm chữ ký số nhận thấy rõ nhất

CKS ra đời để phục vụ cho nền công nghiệp số hóa nói chung và doanh nghiệp nói riêng. CKS không chỉ đơn giản được sinh ra chỉ để thay thế cho chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp mà còn rất nhiều điểm ưu việc khác mà chữ ký tay không thể như:

1. Khả năng xác định nguồn gốc

Các hệ thống mật mã hóa khóa công khai cho phép mật mã hóa văn bản với khóa bí mật mà chỉ có người chủ của khóa biết. Để sử dụng CKS thì văn bản cần phải được mã hóa hàm băm (thường có độ dài cố định và ngắn hơn văn bản). Sau đó dùng khóa bí mật của người chủ khóa để mã hóa, khi đó ta được CKS. Khi cần kiểm tra, bên nhận giải mã với khóa công khai để lấy lại hàm băm và kiểm tra với hàm băm của văn bản nhận được. Nếu hai giá trị này khớp nhau thì bên nhận có thể tin tưởng rằng văn bản đó xuất phát từ người sở hữu khóa bí mật.

2. Tính không thể phủ nhận trách nhiệm

Trong giao dịch, một bên có thể từ chối nhận một văn bản nào đó là do mình gửi. Để ngăn ngừa khả năng này, bên nhận có thể yêu cầu bên gửi phải gửi kèm CKS với văn bản. Khi có tranh chấp, bên nhận sẽ dùng chữ ký này như một chứng cứ để bên thứ ba giải quyết.

3. Tính toàn vẹn

Cả hai bên tham gia vào quá trình thông tin đều có thể tin tưởng là văn bản không bị sửa đổi trong khi truyền vì nếu văn bản bị thay đổi thì hàm băm cũng sẽ thay đổi và lập tức bị phát hiện. Quy trình mã hóa sẽ ẩn nội dung đối với bên thứ ba.

4. Bảo mật thông tin khi ký số

Về kỹ thuật công nghệ của CKS là dựa trên hạ tầng mã hóa công khai (PKI), trong đó phần quan trọng nhất là thuật toán mã hóa công khai RSA. Công nghệ này đảm bảo chữ ký số khi được một người dùng nào đó tạo ra là duy nhất, không thể giả mạo được và chỉ có người sở hữu khóa bí mật mới có thể tạo ra được chữ ký số đó (đã được chứng minh về mặt kỹ thuật mã hóa).

Chữ ký số gồm những loại phổ biến nào?

Chứng thư số (chữ ký số) có rất nhiều loại và chúng sử dụng cho những mục đích khác nhau, cụ thể như sau:

1. Chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân là thiết bị ký số dùng để nhận diện các cá nhân trên môi trường điện tử. CKS cá nhân có giá trị pháp lý như chữ ký tay của cá nhân khi thực hiện các giao dịch trong cuộc sống hằng ngày.

2. Chữ ký số doanh nghiệp

CKS tổ chức/doanh nghiệp là chứng thư số dùng để nhận diện các chủ thể là các tổ chức/doanh nghiệp trên môi trường điện tử. CKS tạo doanh nghiệp có giá trị pháp lý thay thế cho con dấu và chữ ký người đại điện tổ chức/doanh nghiệp đó.

3. Chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp

Chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp dùng để nhận diện chủ thể (trưởng bộ phận trong công ty) là các cá nhân thuộc các tổ chức/doanh nghiệp. Chữ ký số này có giá trị pháp lý như chữ ký tay của cá nhân trong tổ chức/doanh nghiệp.

CKS này thường gắn với các chức danh nội bộ của chủ thể như: Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng… Người dùng chứng thư số này nhằm thực hiện các giao dịch nghiệp vụ trong nội bộ doanh nghiệp hoặc đại diện doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với bên ngoài được tổ chức/doanh nghiệp được ủy quyền.

4. Chữ ký số CodeSigning

Chữ ký số CodeSigning là ứng dụng để ký số vào phần mềm hoặc ứng dụng mà họ phân phối nhằm các mục đích:

Xác nhận và phân biệt bản quyền sở hữu của nhà sản xuất.
Đảm bảo nội dung mà bạn cung cấp là đáng tin cậy.
Giảm thiểu các cảnh báo lỗi bảo mật trong quá trình cài đặt phần mềm.
Người sử dụng biết được nguồn gốc xuất xứ và đảm bảo phần mềm này không bị thay đổi, giả mạo khi phát hành.

5. Chữ ký số SSL

Chữ ký số SSL là loại ký số thường được sử dụng cài đặt trên website của tổ chức/doanh nghiệp. Chức năng chính cho phép khách hàng khi truy cập có thể xác minh được tính tin cậy của website, đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi giữa website và khách hàng được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp trong quá trình truyền dữ liệu.

Trong các lĩnh vực TMĐT, chứng khoán, cổng thanh toán, ví điện tử, ngân hàng điện tử, chính phủ điện tử phải sử dụng loại CKS này giúp mọi dữ liệu trao đổi giữa người dùng và website sẽ được mã hóa (ở phía người gửi) và giải mã (ở phía người nhận)

Công dụng của chữ ký số (token) là gì?

Ngoài tiện ích liệt kê bên dưới thì Chữ ký số có thể sử dụng với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp với tính bảo mật, độ tin cậy và xác thực rất cao. Lợi ích phần mềm mang lại cụ thể như sau:

Trong mọi giao dịch thương mại điện tử, có thể sử dụng CKS thay cho chữ ký viết tay trong môi trường kỹ thuật số. Nó góp phần cho hoạt động giao dịch thương mại diễn ra được nhanh chóng và tiết kiệm.
Đối với người dùng cá nhân, chữ ký số mang giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Đối với người dùng tổ chức/doanh nghiệp, CKS có giá trị tương đương với con dấu cũng như chữ ký tay của người đại diện pháp luật.
Ta có thể ký trong các giao dịch thư điện tử, các email bằng CKS. Việc này nhằm giúp khách hàng nhận biết được người gửi thư có đúng là bạn hay không.
CKS có thể được dùng để đầu tư chứng khoán trực tiếp, chuyển tiền, mua hàng hay thanh toán trực tuyến mà không còn nỗi lo về bị mất cắp.
Có thể thực hiện các hoạt động kê khai nộp thuế hay thông quan trực tuyến qua internet mà không cần các thao tác in ấn kê khai, đóng dấu hay phải đi đến cơ quan thuế để tiến hành.
Chữ ký số cũng có thể dùng để đóng bảo hiểm trực tuyến.
Ký hợp đồng điện tử trực tuyến bằng chữ ký số thông qua các hợp đồng điện tử mà không cần gặp mặt.
Hạn chế phần mềm CKS cần cải tiến

Không thể phủ nhận việc sử dụng chữ ký số mang lại cả trăm lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình triển khai và sử dụng, người dùng (kế toán) chữ ký số nhận ra rằng vẫn tồn tại nhiều khuyến điểm cần khắc phục cụ thể như sau:

CKS muốn sử dụng để kê khai nộp thuế điện tử cần có phần mềm hổ trợ như: Java, ietab,..và trình duyện phù hợp. Một số máy tính sẽ không hổ trợ cài đặt java, phát sinh lỗi trình duyệt, cấu trúc tờ khai hoặc tệp tin không hợp lệ, chứng thư số chưa đăng ký với cơ qua thuế,…
Sử dụng phần mềm kê khai thuế qua mạng sẽ không cập nhập được số liệu điều chỉnh của tờ khai sau khi hết hạn nộp báo cáo thuế.
Phụ thuộc vào tốc độ internet, kinh nghiệm sử dụng các phần mềm hổ trợ kê khai thuế qua mạng của nhân viên hay chủ doanh nghiệp còn hạn chế.
Thường phát sinh lỗi hệ thống, treo máy hoặc nghẽn mạng cục bộ vì lượng truy cập nhiều gây mất thời gian. Hệ thống máy tính của nhiều doanh nghiệp chưa tương thích với phần hỗ trợ kê khai thuế của Bộ Tài Chính.

6 yếu tố cần biết của Chữ ký số

Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
Số hiệu của chứng thư số (số seri)
Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
Tên của tổ chức chứng thực CKS.
Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.
Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS.
Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

Có bắt buộc sử dụng chữ ký số không?

Nhằm “số hóa” các thủ tục hành chính, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ đã thông qua và ban hành các quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử cụ thể:

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 do Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành.
Luật Giao dịch điện tử về CKS và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Luật Quản lý thuế sửa đổi số 21/2012/QH13 yêu cầu các Doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế qua mạng.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

Với các quyết định được ban hành như trên việc doanh nghiệp sử dụng CKS là điều bắt buộc. Việc này cần triển khai càng nhanh càng tốt để quá trình số hóa thủ tục hành chính được rút ngắn. Để sở hữu cho mình một thiết bị Token ký số cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hoặc đại lý phân phối chữ ký số để đăng ký sử dụng dịch vụ (danh sách 14 nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cloudca.vn giới thiệu bên dưới).

Các phần mềm tiện ích hỗ trợ chữ ký số

Chữ ký số muốn sử dụng thực hiện kê khai nộp thuế điện tử, khai hải quan, bảo hiểm xã hôi, ký hóa đơn điện tử,… như sau:

Phần mềm java
Phần mềm HTKK
Phần mềm itaxviewer
Dot net Framework
Phần mềm đầu cuối của Hệ thống VNACCS/VCIS
Java sử dụng cho VNACCS
Untraview, Team view (để nhân viện hỗ trợ ký số và cài đặt chữ ký từ xa)
Bộ cài đặt CKS

Những nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ở Việt Nam

Những nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số Việt Nam

Quy trình đăng ký chữ ký số tại cloudca.vn

Quý khách hàng vui lòng nắm rõ quy trình đăng ký dịch vụ tại AML để tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh ngoài lề không mong muốn.

1. Đối với khách hàng cấp mới chữ ký số

Bước 1: Gửi trước thông tin sau qua Zalo: 0866.891.929

Bản Chụp ảnh hoặc Scan giấy phép kinh doanh và CMND của người đại điện pháp luật.
Điền thông tin File cấp mới và File hợp đồng từ nhà cung cấp.
Lựa chọn gói cước cấp mới CKS (1 năm, 2 năm hay 3 năm) và nhà cung cấp cần đăng ký?
Cung cấp số điện thoại liên hệ và địa chỉ nhận làm hợp đồng và bàn giao USB Token.
Thực hiện triển khai bàn giao thiết bị USB Token trong ngày cho quý khách hàng.

Bước 2: Gởi hồ sơ file cứng về gồm:

File đăng ký cấp mới CKS (có dấu mộc)
File hợp đồng cấp mới chữ ký số (có dấu mộc)
CMT (ảnh) + GPKD (ảnh)
SĐT: 0866.891.929
Thời hạn bổ sung hồ sơ tối đa 30 ngày kể từ khi có thông báo từ AML

Bước 3: Thanh toán dịch vụ

Bước 4: AML sẽ tiến hành bàn giao cho khách hàng:

Thiết bị USB Token CKS
Giấy chứng nhận sử dụng CKS.
Biên bản bàn giao Chữ Ký Số.
Hóa đơn thuế VAT của AML.
Hợp đồng CKS.

2. Đối với khách hàng gia hạn chữ ký số