VNPT CA là dịch vụ chữ ký số do Tập đoàn Bưu chính viễn thông VNPT cung cấp. Chữ ký số VNPT đang được nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tin dùng. Mỗi môi trường ký lại có mỗi cách ký khác nhau, vì vậy việc ký điện tử ở dạng Word, Excel, PDF đều có những cách ký riêng. Trong bài viết này Cloud CA sẽ hướng dẫn các bạn cách ký điện tử file PDF dành cho chữ ký số VNPT nhé.
Vì nội dung hướng dẫn sử dụng chữ ký số VNPT chứa rất nhiều từ chuyên môn. Để bạn có thể rõ hơn các nội dung tiếp theo, Cloud CA sẽ giới thiệu và giải nghĩa đơn giản các thuật ngữ thường gặp như sau:
| Thuật ngữ | Khái niệm |
| Chữ ký số | Là một dạng chữ ký điện tử được thiết lập dựa trên công nghệ mã khóa công khai (RSA) dùng để thay thế cho chữ ký của doanh nghiệp, cá nhân trong các giao dịch điện tử. |
| Chứng thư số | Là một dạng chứng thư điện tử được cấp bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chứng thư số có thể được coi là chứng minh nhân dân được sử dụng trong môi trường điện tử. |
| Ký số | Là quá trình đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm tương ứng để tự động tạo và gắn chữ ký số vào các thông điệp điện tử. |
| VNPT-CA | VNPT CA còn gọi là chữ ký số VNPT, là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có thể sử dụng để ký xác thực cho các giao dịch chấp thuận chữ ký số. |
| Thiết bị VNPT USB Token | Là thiết bị chứa các dữ liệu đã được mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, cá nhân dùng để xác nhận thay cho chữ ký của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. |
| Token Manager AN | Là phần mềm chính cho phép quản lý các thao tác cài đặt chữ ký số VNPT |
| Driver Token | Là phần mềm hỗ trợ quản lý khóa bí mật |
| Java Plugin | Là phần mềm bổ sung tính năng, giúp người dùng có thể sử dụng chữ ký số trong kê khai thuế điện tử |
| CAMS Plugin | Là phần mềm bổ sung tính năng, giúp người dùng có thể sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử |
Sử dụng chữ ký số để ký trên các file PDF thường áp dụng với các trường hợp cần xác nhận tính toàn vẹn và chính xác của nội dung văn bản. Dưới đây là quy trình ký số trên một số phần mềm đọc file PDF phổ biến hiện nay.
Ký điện tử file PDF bằng phần mềm Foxit Reader
Foxit Reader là một trong những phần mềm đọc file PDF được nhiều người ưa chuộng nhất hiện nay. Ngoài các tính năng như đọc, chỉnh sửa, quản lý file PDF, người dùng còn có thể thực hiện ký bằng chữ ký điện tử trong file ngay trên phần mềm. Cách ký file PDF trên phần mềm Foxit Reader như sau:
Bước 1: Mở file PDF cần ký số trên Foxit Reader. Tại thanh công cụ, bạn chọn tab Protect > Chọn tính năng Sign & Certify rồi ấn Place Signature…
Bước 2: Di chuột đến vị trí cần ký số và tạo khung cho chữ ký.
Bước 3: Tiếp đến, bạn chọn tính năng Sign trong cửa sổ Sign Document.
Bước 4: Chọn đường dẫn lưu file và tên file sau khi ký kết rồi ấn Save.
Bước 5: Cửa số mới hiện ra yêu cần nhập mã PIN Token, bạn nhập xong mã PIN thì chọn Đăng nhập.
Mã PIN nhập đúng sẽ hiện chữ ký số như hình dưới.
Bạn có thể kiểm tra thông tin chữ ký số bằng cách chọn tab Manage digital signatures tại thanh công cụ bên trái màn hình.
Cách ký PDF bằng phần mềm Adobe Reader
Adobe Reader là phần mềm đọc file PDF được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Đây là phần mềm miễn phí cho phép người dùng đọc, chỉnh sửa và quản lý file PDF một cách dễ dàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Adobe Reader để ký chữ ký số trên các file PDF. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Mở file PDF cần ký số, tại góc màn hình bên phải, bạn chọn biểu tượng ký số trên thanh công cụ, sau đó chọn Sign this document.
Bước 2: Màn hình hiện giao diện của cửa sổ Sign Document, bạn chọn Next để tiếp tục ký số.
Bước 3: Kéo chuột để tạo thành khung chữ ký tại vị trí muốn ký trong file.
Bước 4: Cửa sổ Apply Digital Signature hiện lên gồm các chữ ký số, bạn chọn chữ ký số cần sử dụng rồi ấn OK để ký.
Bước 5: Tiếp đến, màn hình hiện lên cửa sổ Apply Signature to Document để ghi lý do ký. Bạn điền lý do vào ô Reason for Signing Document và chọn OK để hoành thành ký số.
Bước 6: Người dùng nhập mã PIN của Token và ấn OK là để xác nhận.
Lúc này, các thông tin cần thiết của chữ ký số sẽ hiện lên đầy đủ. Khi bạn trỏ chuột vào khung chữ ký số, một dòng chữ Valid signature hiện thì có nghĩa đây là chữ ký số hợp lệ.
Nếu muốn kiểm tra thông tin của chữ ký số, bạn chọn tab Signature tại thanh công cụ dọc bên trái màn hình.
Cách ký PDF bằng phần mềm Acrobat Reader DC
Acrobat Reader DC được biết đến là phiên bản nâng cấp của phần mềm Acrobat Reader. Phần mềm này cho phép người dùng thực hiện nhiều thao tác như đọc, chỉnh sửa file PDF trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Bạn có thể dùng Acrobat Reader DC để ký số như sau:
Bước 1: Mở file PDF cần ký trên phần mềm Acrobat Reader DC, sau đó chọn Tools trên thanh công cụ.
Bước 2: Giao diện mới hiện lên, bạn chọn Certificates rồi nhấn tiếp Open.
Bước 3: Chọn mục Digitally Sign để thực hiện ký số.
Bước 4: Màn hình hiện cửa sổ hướng dẫn chọn chữ ký thì bạn nhấn OK.
Bước 5: Tiếp đến, nhấn và kéo chuột tại vị trí cần ký để tạo khung.
Bước 6: Cửa sổ Sign with Digital ID hiện lên, bạn chọn thông tin của doanh nghiệp/cá nhân sử dụng chữ ký số rồi ấn Continue.
Bước 7: Tiếp đến, bạn chọn Sign để thực hiện ký.
Bước 8: Cửa sổ mới hiện lên, bạn nhập tên file, chọn vị trí lưu và ấn Save để lưu file.
Bước 9: Thông báo nhập mã PIN USB Token, bạn nhập đúng mã PIN và ấn Đăng nhập.
Mã PIN nhập đúng thì chữ ký sẽ hiện lên ngay trên văn bản. Vậy là bạn đã thực hiện ký số thành công.
Bài viết trên Cloud CA đã hướng dẫn xong cho các bạn cách ký điện tử file PDF dành cho Chữ ký số VNPT bao gồm Foxit Reader, Adobe Reader, Acrobat Reader. hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc. Xin chào và hẹn gặp lại!
Thông tin liên hệ:
- Website: cloudca.vn
- Youtube: youtube.com/cloudCA
- Tiktok: tiktok.com/@cloudCA
- SĐT: 02466667989
