Cách ký hợp đồng điện tử thường gồm 3 bước cơ bản: đề nghị giao kết hợp đồng, trả lời đề nghị và thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, từng hình thức thực hiện sẽ có thao tác khác nhau. Bài viết sẽ hướng dẫn quy trình ký hợp đồng chuẩn chỉnh, đảm bảo đúng quy định pháp luật và tính pháp lý.
Trong bài viết này, Cloud CA sẽ hướng dẫn các bạn ký hợp đồng điện tử CHUẨN 2024 với chữ ký số VNPT-CA, đối với những loại chữ ký số khác các bạn cũng làm tương tự như vậy nhé!
1. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Với hợp đồng truyền thống, các bên tham gia sẽ thỏa thuận và đặt bút ký vào văn bản. Còn đối với hợp đồng điện tử, các bên sẽ sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử theo 3 cách như sau:
1.1 Ký hợp đồng điện tử bằng Token
Chữ ký số Token (còn gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/cá nhân. Đặc trưng của USE Token là có tính riêng biệt, không giống nhau giữa các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân.
3 bước hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng Token của VNPT chi tiết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng nhất:
Bước 1: Cài đặt thiết bị
- Cắm thiết bị VNPT-CA vào PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm.
Bước 2: Đổi mật khẩu
- Sau khi cài đặt xong, phần mềm VNPT-CA Token Manager sẽ hiển thị cửa số yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu.
- Sau đó, bạn chạy chương trình bằng cách click chọn biểu tượng VNPT-CA Token Manager trên màn hình Desktop hoặc logo VNPT ở khay hệ thống (System Tray).
Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm.
1.2 Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan
- Bước 1: Người thực hiện ký hợp đồng bằng tay, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh hoặc PDF.
- Bước 2: Sử dụng chữ ký để giao kết cho bất cứ giao dịch hợp đồng nào, có giá trị tương tự như 1 chữ ký tay.
1.3 Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh
Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh được thực hiện qua 2 bước như sau:
- Bước 1: Người thực hiện hợp đồng sẽ ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký ảnh.
- Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được thực hiện theo các thủ tục và có giá trị chữ ký như ký tay.
2. Ký hợp đồng điện tử hình thức đưa bản mềm giấy lên Website
Với hình thức ký hợp đồng điện tử bằng cách đưa bản mềm giấy lên website sẽ thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Người dùng soạn hợp đồng lên giấy
- Bước 2: Đưa hợp đồng lên website, thường sẽ có nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên xác nhận.
- Bước 3: Các bên tham gia ký trên bản hợp đồng vừa được tải lên.
Lưu ý về điều kiện pháp lý
Đối với hình thức này, hợp đồng điện tử phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Về nội dung: Nội dung phải toàn vẹn, chưa bị thay đổi, có thể mở xem được, không trái pháp luật.
- Về chủ thể: Các bên chủ thể ký hợp đồng phải hợp pháp, có năng lực hành vi dân sự và tự nguyện ký hợp đồng.
- Về thể thức: Thể thức của văn bản phải chuẩn chỉnh theo quy định.
3. Quy trình ký hợp đồng điện tử hình thức giao dịch tự động
Ký hợp đồng điện tử qua giao dịch tự động nghĩa là các nội dung không được soạn sẵn mà máy tính tự tổng hợp nội dung với những thông tin khách hàng nhập vào. Với cách thức này, người dùng sẽ thực hiện theo đúng quy trình thực hiện hợp đồng điện tử bằng các bước sau:
- Bước 1: Nhập dữ liệu theo mẫu có sẵn trên máy tính
- Bước 2: Máy tính tổng hợp và hiển thị thông tin về hợp đồng điện tử
- Bước 3: Khách hàng xác nhận, 1 bản sao lưu sẽ được gửi về địa chỉ cá nhân của khách hàng (email, điện thoại).
4. Cách ký hợp đồng điện tử hình thành qua email
Đối với hình thức ký hợp đồng điện tử qua email, các bên sẽ sử dụng thư điện tử để giao dịch. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử này tương tự như với hợp đồng truyền thống, song có điểm khác nhau là sử dụng phương tiện máy tính, mạng Internet và Email để thực hiện đàm phán.
Các bước thực hiện như sau:
Với người gửi hợp đồng:
- Bước 1: Soạn hợp đồng giống như cách truyền thống
- Bước 2: Gửi qua email và chờ khách hàng xác nhận
Với người nhận hợp đồng:
- Bước 1: Truy cập email để xem hợp đồng
- Bước 2: Xem xét hợp đồng
- Bước 3: Ký hợp đồng
Lưu ý điều kiện để thực hiện hợp đồng qua email
Ngoài yêu cầu chung của hợp đồng điện tử, đối với ký hợp đồng điện tử qua email, người dùng lưu ý một số yêu cầu sau:
- Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email
- Các bên ký hợp đồng phải thống nhất với nhau và có quy định ràng buộc về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng.
- Các bên phải đăng ký thỏa thuận chung về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch các bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ,…
- Các bên tham gia ký đều phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email, tùy theo tính chất của từng loại giao dịch.
- Ngoài email, giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,..
Thông tin liên hệ:
- Website: cloudca.vn
- Youtube: youtube.com/cloudCA
- Tiktok: tiktok.com/@cloudCA
- SĐT: 02466667989
